Aanbesteden voor professionals
Uit onderzoek is gebleken dat een kwart van de ondernemers zich matig voorbereid bij het afsluiten van nieuwe contracten. Er wordt vaak vooral tijd besteed aan de inkoop van artikelen die men leuk vindt en heel wat organisaties laten hierdoor kansen op betere overeenkomsten liggen.
Uit onderzoek is gebleken dat een kwart van de ondernemers zich matig voorbereid bij het afsluiten van nieuwe contracten. Dit sluit 1-op-1 aan bij de ervaringen die ik heb in mijn dagelijkse adviespraktijk. Niets menselijks is de buying unit vreemd want naar mijn mening wordt vaak vooral tijd besteed aan de inkoop van artikelen die men leuk vindt en heel wat organisaties laten hierdoor kansen op betere overeenkomsten liggen.
Bij de keuze voor een nieuw type mobieltje is een heel team druk met een uitgebreide oriëntatie op modellen en features. Na veel wikken en wegen met desnoods een proefperiode in de vorm van een pilot wordt gezocht naar de beste deal. Bij het afsluiten van een nieuw meerjarig contract voor bijvoorbeeld mobiele telefonie zou je minstens dezelfde exercitie verwachten, echter ruim een kwart van de bedrijven vraagt alleen een offerte aan bij de huidige aanbieder. Hoe goed de relatie met de huidige leverancier ook is, deugdelijk oriënteren bij een andere aanbieder is altijd lonend. Een tweede offerte geeft niet alleen meer inzicht in kosten, maar ook een betere onderhandelingspositie.
Bij het opvragen van een tweede of derde offerte wordt de telecommanager vaak duidelijk dat de huidige leverancier heeft zitten ‘slapen’. Zodra de huidige aanbieder ook maar het kleinste vermoeden heeft dat hij exclusiviteit heeft, is de druk voor het maken van de beste deal verdwenen als sneeuw voor de zon. Uit recente aanbestedingscases bleek dat het voordeel als gevolg van gestructureerd aanbesteden meer dan verdubbeld werd. We hebben het hier soms al gauw over enkele tonnen aan Euro’s per jaar. U zult het met mij eens zijn dat met een goede aanbesteding van mobiele telefonie dus vele malen meer bespaard wordt dan met het uitvoerig inkopen van mobiele handsets.
Het spreekwoord “een goede voorbereiding is het halve werk” geldt ook bij aanbestedingen. Er zijn een drie belangrijke onderdelen bij aanbesteding. Proces en planning vormen het eerste onderdeel. Voor iedereen moeten de stappen en de aanbestedingprocedure duidelijk zijn, evenals de gunningcriteria. Het tweede onderdeel is de specificatie van de gewenste situatie en een duidelijke beeld van de huidige situatie is hierbij het startpunt. Het gaat bij de specificaties niet om boekwerken vol met bits en bytes maar bijvoorbeeld om een heldere uiteenzetting over de gewenste oplossingsrichtingen inclusief verwachte volumes. Het voorspellen van toekomstige situaties is vaak wat moeilijker maar wel essentieel. Met enkele krachtige vragen aan potentiële aanbieders die men aan de hand van een opgegeven format dient te beantwoorden, krijgt u een goed beeld van het aanbod van de verschillende partijen, dat u vervolgens eenvoudig met elkaar kunt vergelijken. De onderhandelingen vormen het derde onderdeel van aanbestedingen. Inzicht in technische en contractuele mogelijkheden evenals tariefstructuren zijn hierbij van belang. Het vergelijken en inkopen van mobiele handsets kunt u vervolgens gemakkelijk via het internet doen.
